Jak bezboleśnie zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku
Stan prawny na 28 października 2026 r.
Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku jest w pełni możliwa. Przepisy nie wymagają czekania do stycznia. Żeby przejście odbyło się bez zaległości i nerwów, wystarczy dobrze ustalić, kto za co odpowiada i kiedy przekazać dokumenty.
Kiedy najlepiej zmienić biuro
Najwygodniej po zamknięciu miesiąca lub kwartału, gdy dotychczasowe biuro złożyło JPK_V7 i wyliczyło zaliczki. Lepiej unikać zmiany w trakcie kontroli podatkowej oraz tuż przed rozliczeniami rocznymi, kiedy oba biura mają najwięcej pracy.
Krok 1. Wypowiedz umowę
Sprawdź w umowie okres wypowiedzenia (zwykle od 1 do 3 miesięcy) i wymaganą formę, najczęściej pisemną. Szybszą drogą jest rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. W wypowiedzeniu poproś o przygotowanie dokumentów do przekazania.
Krok 2. Ustal datę graniczną
Najważniejsze jest jasne ustalenie, za który miesiąc odpowiada stare biuro, a od którego nowe. Dotychczasowe biuro powinno zamknąć ostatni miesiąc w całości: zaksięgować dokumenty, złożyć JPK_V7, wyliczyć zaliczkę na podatek i rozliczyć ZUS. Nowe biuro zaczyna od kolejnego miesiąca.
Krok 3. Odbierz dokumenty i dane
- księgę przychodów i rozchodów, ewidencję przychodów (ryczałt) albo księgi rachunkowe z planem kont i obrotami (pełna księgowość),
- rejestry VAT i złożone pliki JPK_V7 z potwierdzeniami UPO,
- ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych z planem amortyzacji,
- wyliczenia zaliczek na PIT lub CIT od początku roku,
- dokumentację kadrowo-płacową: akta osobowe, listy płac, deklaracje i rozliczenia ZUS,
- informacje o stratach z lat ubiegłych, umowach leasingu i rozliczeniach w toku.
Przekazanie najlepiej potwierdzić protokołem z listą dokumentów, datą i podpisami obu stron.
Krok 4. Zmień pełnomocnictwa i dostępy
- Urząd skarbowy: odwołaj dotychczasowe pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji (UPL-1) i udziel nowego nowemu biuru, np. przez e-Urząd Skarbowy.
- ZUS: odwołaj pełnomocnictwo starego biura na PUE/eZUS i udziel go nowemu.
- KSeF: nadaj nowemu biuru uprawnienia do odbierania (i ewentualnie wystawiania) faktur, a poprzedniemu je odbierz.
- CEIDG: zaktualizuj dane biura, które przechowuje Twoją dokumentację.
- Bank: jeśli biuro pobierało wyciągi, przekaż nowe dostępy do odczytu lub ustal przesyłanie wyciągów.
Kto odpowiada za błędy
Wobec urzędu za rozliczenia odpowiada przedsiębiorca. Biuro rachunkowe odpowiada wobec Ciebie na podstawie umowy i ma obowiązkowe ubezpieczenie OC. Dlatego warto, by w protokole przekazania znalazło się, które okresy rozliczało każde z biur.
Chcesz zmienić biuro, ale obawiasz się chaosu? Wypełnij formularz i napisz, od kiedy chcesz zacząć. Przeprowadzę Cię przez zmianę krok po kroku. Wycenę wyślę Ci mailem w ciągu 2 dni roboczych.