Pierwszy pracownik w JDG: formalności krok po kroku

Stan prawny na 28 października 2026 r.

Zatrudnienie pierwszej osoby to dla jednoosobowej firmy duży krok. Formalności jest sporo, ale da się je ułożyć w prostą listę. Poniżej kolejność, w jakiej warto je załatwić.

Przed pierwszym dniem pracy

Umowa. Wybierz rodzaj umowy (umowa o pracę albo umowa cywilnoprawna). Umowę o pracę trzeba zawrzeć na piśmie przed dopuszczeniem pracownika do pracy.
Badania wstępne. Wystaw skierowanie na badania lekarskie. Pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego nie wolno dopuścić do pracy. Koszt badań ponosi pracodawca.
Szkolenie BHP. Przed rozpoczęciem pracy pracownik przechodzi instruktaż ogólny i stanowiskowy. Przy zatrudnieniu do 10 osób pracodawca może sam pełnić zadania służby BHP, jeśli ukończył odpowiednie szkolenie.
Wynagrodzenie. Przy pełnym etacie nie może być niższe niż płaca minimalna, w 2026 r. 4 806 zł brutto. Przy zleceniu obowiązuje minimalna stawka godzinowa.

W pierwszym tygodniu

Informacja o warunkach zatrudnienia: przekaż ją pracownikowi na piśmie w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy.
Zgłoszenie do ZUS: zgłoś pracownika na formularzu ZUS ZUA w ciągu 7 dni od dnia zatrudnienia. Jeśli już opłacasz własne składki, jesteś zarejestrowany jako płatnik i zgłaszasz tylko pracownika.
Akta osobowe: załóż teczkę z częściami A–E i dokumentację pracowniczą (m.in. oświadczenia, potwierdzenie szkolenia BHP i orzeczenie lekarskie).
PIT-2: jeśli pracownik chce, aby pomniejszać mu zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek, przyjmij od niego oświadczenie PIT-2.

Co miesiąc i co roku

Obowiązek	Termin
wypłata wynagrodzenia	najpóźniej do 10. dnia następnego miesiąca
składki ZUS za pracownika i za siebie	do 15. dnia następnego miesiąca
zaliczka na podatek od wynagrodzeń	do 20. dnia następnego miesiąca
PIT-4R (roczna deklaracja pracodawcy)	do końca stycznia
PIT-11 dla pracownika	do końca lutego

Do tego dochodzi ewidencja czasu pracy, listy płac i kontrola terminów badań okresowych oraz szkoleń BHP.

PPK, czyli pracownicze plany kapitałowe

Po 3 miesiącach zatrudnienia pracownika trzeba co do zasady zawrzeć umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK oraz zapisać pracownika, chyba że złoży on deklarację rezygnacji. Mikroprzedsiębiorca nie musi zawierać umów, jeśli wszyscy pracownicy złożą deklaracje rezygnacji z wpłat.

Ile kosztuje pracownik

Oprócz wynagrodzenia brutto pracodawca płaci własne składki: emerytalną (9,76%), rentową (6,5%), wypadkową (dla małych firm zwykle 1,67%), na Fundusz Pracy (2,45%) i FGŚP (0,1%). To łącznie ok. 20,5% ponad pensję brutto. Przy płacy minimalnej w 2026 r. całkowity koszt to ok. 5 790 zł miesięcznie.

Zatrudniasz pierwszą osobę? Nie musisz pilnować tych formalności sam. Wypełnij formularz, a kadry i płace wezmę na siebie. Wycenę wyślę Ci mailem w ciągu 2 dni roboczych.

Źródła

← Wszystkie artykuły