Osoba przy biurku z laptopem i dokumentami

KSeF krok po kroku: co to jest i kogo obowiązuje

PrzezAdminAsset

← Wszystkie artykuły

Stan prawny na 30 października 2026 r. Zmiany wchodzące w styczniu opisuję osobno w artykule KSeF od 2027 roku.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system Ministerstwa Finansów, przez który firmy wystawiają i odbierają faktury. Faktura nie jest już plikiem PDF wysyłanym mailem: powstaje w ustalonym formacie, trafia do systemu i dostaje swój numer KSeF. Stamtąd pobiera ją kontrahent.

Od kiedy obowiązuje KSeF

DataKogo dotyczy
1 lutego 2026 r.wszystkie firmy: odbieranie faktur; firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r.: także wystawianie
1 kwietnia 2026 r.pozostałe firmy: wystawianie faktur. Wyjątek: do końca 2026 r. firmy, których sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą wystawiać faktury poza KSeF
1 stycznia 2027 r.wszyscy: koniec limitu 10 000 zł

Limit 10 000 zł liczy się osobno dla każdego miesiąca. Po jego przekroczeniu w KSeF trzeba wystawić już tę fakturę, która przekroczyła limit, i wszystkie kolejne.

Kogo i czego KSeF nie dotyczy

  • faktur dla osób prywatnych: można je wystawiać w KSeF dobrowolnie, ale nie trzeba,
  • podatników bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce,
  • niektórych transakcji, np. w procedurach OSS i IOSS, oraz dokumentów takich jak bilety jednorazowe czy przejazd płatną autostradą,
  • faktur proforma, not księgowych i dokumentów wewnętrznych: tych do systemu się nie wysyła.

Zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF. Jeśli wystawiasz faktury innym firmom, obowiązek dotyczy także Ciebie.

Jak wystawić fakturę w KSeF

Masz dwie drogi: program do fakturowania połączony z KSeF albo bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów. Dla małej firmy najwygodniejszy jest zwykle program, z którego już korzystasz, o ile obsługuje KSeF. Fakturę uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do KSeF, a za otrzymaną przez kontrahenta w chwili nadania jej numeru KSeF.

Token i certyfikat, czyli jak program łączy się z KSeF

Do Aplikacji Podatnika można zalogować się m.in. profilem zaufanym albo e-podpisem. Program do faktur potrzebuje jednak własnego dostępu do systemu. Służą do tego token albo certyfikat KSeF.

  • Token: ciąg znaków wygenerowany w KSeF i wpisany w programie. To najprostsze rozwiązanie, ale nie wystarczy do wystawiania faktur offline.
  • Certyfikat KSeF typu 1: służy do logowania programu w systemie.
  • Certyfikat KSeF typu 2: jest potrzebny do wystawiania faktur offline.

Certyfikat jest ważny najwyżej 2 lata, więc trzeba pilnować jego odnowienia. Wniosek składa się przez Aplikację Podatnika KSeF lub przez program połączony z systemem.

Obecne przepisy pozwalają używać tokenów do 31 grudnia 2026 r. Projekt rozporządzenia z października 2026 r. zakłada ich utrzymanie: tokeny wygenerowane wcześniej działałyby do 30 listopada 2027 r., a nowe, tworzone od 1 stycznia 2027 r., najwyżej przez 365 dni. To na razie projekt, dlatego już teraz warto sprawdzić, czy Twój program obsługuje certyfikat.

Uprawnienia dla księgowej lub biura

Przedsiębiorca może nadać uprawnienia innym osobom i firmom, np. do odbierania faktur kosztowych przez biuro rachunkowe. Biuro nie musi wtedy prosić o przesyłanie faktur mailem, bo ma do nich dostęp w systemie. Po zmianie biura trzeba te uprawnienia odebrać i nadać nowe.

Co zrobić, gdy KSeF nie działa

  • tryb offline24: możesz wystawić fakturę bez połączenia z systemem i przesłać ją najpóźniej następnego dnia roboczego,
  • awaria ogłoszona przez Ministerstwo Finansów: fakturę przesyłasz do 7 dni roboczych po zakończeniu awarii.

Faktury wystawiane w trybie offline mają specjalny kod QR, dzięki któremu kontrahent może je zweryfikować.

Lista przygotowań dla małej firmy

  1. Sprawdź, czy Twój program do faktur obsługuje KSeF.
  2. Ustal, kto w firmie wystawia i odbiera faktury.
  3. Przygotuj token lub certyfikat KSeF dla programu.
  4. Nadaj uprawnienia księgowej lub biuru rachunkowemu.
  5. Wystaw pierwszą fakturę na próbę, zanim obowiązek Cię obejmie.
  6. Ustal, jak postępujesz, gdy system nie działa.

Nie chcesz sam ustawiać KSeF? Wypełnij formularz, a pomogę przygotować firmę, nadać uprawnienia i uporządkować obieg faktur. Wycenę wyślę Ci mailem w ciągu 2 dni roboczych.

Źródła

← Wszystkie artykuły

Podobne wpisy