KSeF od 2027 roku: co się zmienia i jak się przygotować
Stan na 30 października 2026 r. Przesunięcie kar na 2028 rok i przedłużenie tokenów to na razie projekty, a nie obowiązujące przepisy. Sprawdź aktualny stan przed podjęciem decyzji.
Rok 2026 był dla KSeF okresem przejściowym. Od 1 stycznia 2027 r. wygasają ułatwienia, z których korzystają zwłaszcza najmniejsze firmy i sprzedawcy z kasą fiskalną. Podstawy systemu opisuję w artykule KSeF krok po kroku, a tutaj skupiam się na tym, co się zmienia.
Najważniejsze zmiany od 1 stycznia 2027 r.
| Temat | Do końca 2026 r. | Od 1 stycznia 2027 r. |
|---|---|---|
| limit 10 000 zł | mała sprzedaż na fakturach może być poza KSeF | limit znika, wszystkie faktury dla firm trafiają do KSeF |
| faktury z kasy fiskalnej | można je wystawiać poza KSeF | ta możliwość wygasa, potrzebna jest faktura w KSeF |
| paragon z NIP do 450 zł | jest fakturą uproszczoną | nie jest fakturą |
| numer KSeF w przelewie | dobrowolny | wymagany między czynnymi podatnikami VAT |
| tokeny | działają do 31 grudnia 2026 r. | według projektu dłużej, ale z ograniczonym terminem ważności |
| kary | nie ma ich | zgodnie z obecnym prawem wchodzą w życie, projekt przesuwa je na 2028 r. |
Koniec limitu 10 000 zł
Jeśli dotąd wystawiałeś faktury poza KSeF, bo Twoja sprzedaż na fakturach nie przekraczała 10 000 zł brutto miesięcznie, od stycznia musisz korzystać z systemu. Dotyczy to także firm zwolnionych z VAT. Zwolnienie podatkowe nie pozwala wystawiać faktur firmom poza KSeF.
Paragon z NIP i faktury z kasy
To duża zmiana dla handlu i usług. Klientowi firmowemu nadal możesz wydać paragon, ale nie zastąpi on faktury. Przy sprzedaży firmie, także drobnej, potrzebna będzie faktura w KSeF. Warto już teraz ustalić, jak obsłużysz to przy kasie.
Faktury dla osób prywatnych pozostają dobrowolne w KSeF.
Numer KSeF w przelewach
Gdy należność regulują między sobą czynni podatnicy VAT, w płatności trzeba podać numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy. Dotyczy to przelewów i innych płatności, w których można wskazać tytuł, oraz komunikatu w mechanizmie podzielonej płatności. Sprawdź, czy Twój program lub bank to obsługuje.
Tokeny i certyfikaty
Obecne przepisy pozwalają logować się do KSeF tokenem tylko do 31 grudnia 2026 r. Projekt rozporządzenia z października 2026 r. zakłada ich utrzymanie: tokeny wygenerowane wcześniej działałyby do 30 listopada 2027 r., a nowe, tworzone od 1 stycznia 2027 r., najwyżej przez 365 dni. Projekt przewiduje też certyfikaty powiązane z NIP.
Dopóki rozporządzenie nie zostanie przyjęte, nie warto zakładać, że token zadziała w styczniu. Jeśli Twój program łączy się z KSeF tokenem, zapytaj dostawcę, czy obsługuje certyfikat KSeF. Certyfikat typu 1 służy do logowania programu, a typu 2 do wystawiania faktur offline. Każdy jest ważny najwyżej 2 lata. Więcej o tym przeczytasz w artykule KSeF krok po kroku.
Kary: 2027 czy 2028?
Przepisy przewidują kary za wystawienie faktury poza KSeF mimo obowiązku, a także za niedosłanie na czas faktury wystawionej w trybie offline lub w czasie awarii. Wysokość to górna granica, a nie stała stawka: do 100% kwoty VAT z faktury, a gdy faktura nie ma wykazanego VAT, do 18,7% jej wartości.
Zgodnie z obecnym prawem kary obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Rządowy projekt (UD477) zakłada przesunięcie ich o rok, na 1 stycznia 2028 r. Do czasu uchwalenia i wejścia w życie takiej ustawy to tylko plan. Co ważne, nawet po przesunięciu kar obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostaje bez zmian.
Lista zadań na koniec 2026 roku
- Jeśli jeszcze nie używasz KSeF, wybierz program i wystaw fakturę próbną.
- Sprawdź, czy program działa z certyfikatem KSeF, a nie tylko z tokenem.
- Nadaj uprawnienia księgowej lub biuru rachunkowemu.
- Masz kasę fiskalną? Ustal, jak wystawisz fakturę klientowi, który poda NIP.
- Sprawdź, czy przelewy pozwalają wpisać numer KSeF.
- Poinformuj pracowników, kto i kiedy wystawia faktury.
Nie czekaj do ostatnich dni grudnia. Wypełnij formularz i przygotujmy Twoją firmę na zmiany w KSeF bez pośpiechu. Wycenę wyślę Ci mailem w ciągu 2 dni roboczych.
Źródła
- Ministerstwo Finansów: zakres obowiązkowego KSeF
- Ministerstwo Finansów: certyfikaty KSeF
- Infor.pl: projekt zmian, przedłużenie ważności tokenów
- Prawo.pl: MF przedłuża wykorzystanie tokenów w KSeF
- Portal.Faktura.pl: rząd zmienia plany dotyczące KSeF
- WeTax: KSeF od 2027, koniec zwolnień i kary
- Prawo.pl: KSeF dla małych firm
